Si la mudanza de una vivienda no es tarea sencilla, ni te imaginas lo que puede llegar a ser realizar la mudanza de una oficina. Y es que, en las oficinas, aparte de muebles, suelen haber equipos informáticos, dispositivos electrónicos, etc que suelen ser frágiles y contar con muchos cables y conexiones que hay que proteger. A esto hay que sumar lo importante que es tener un orden a la hora de meter todo en cajas y empaquetar para que después sea más rápido y sencillo en nuevo montaje de la oficina.
Con todo, la organización es la piedra angular para que la mudanza de tu oficina sea todo un éxito y evitar incidentes que puedan provocar el retraso de la actividad laboral. Por eso, nuestra recomendación es contar con profesionales expertos en este tipo de mudanzas de oficinas, que saben en todo momento cómo proceder con ella.
Por otro lado, en este artículo queremos compartir una serie de consejos para llevar a cabo una mudanza de oficina con total éxito y planificarla correctamente.
¿Cómo hacer un traslado de oficina?
Lo primero de todo, evidentemente, es su planificación. Esto hay que hacerlo con tiempo, al menos con 3 o 4 meses de antelación. La planificación con antelación es fundamental para evitar que ocurran problemas de último minuto. Define una fecha concreta para hacer la mudanza y crea un calendario con hitos o tareas que debes gestionar previamente a la fecha final.
Es momento de hacer limpieza y deshacerte de todas aquellas cosas, documentos, muebles y dispositivos que no utilices o ya no sirvan en la nueva oficina. No traslades aquellos enseres que no sirven o ya no quieres. Haz una revisión para establecer todo lo que quieres conservar y lo que no.
En el caso de documentos que no quieras conservar, es momento de seleccionarlos y llamar a una empresa que se dedique a la destrucción de documentación, siguiendo las indicaciones de la Ley Orgánica de Protección de Datos. En Portes y Mudanzas Costablanca estamos especializados en este tipo de servicios y proporcionamos los certificados de eliminación de documentación que exige la ley.
Al deshacerte de todo aquello que ya no necesites en tu nueva oficina, la mudanza será más sencilla y más rápida de gestionar.
Aprovecha que la nueva oficina está vacía para definir el diseño y distribución de la misma. ¿Dónde irán los puestos de trabajo?¿Dónde colocar la mesa de reuniones?¿Cuál será el office?…
De esta forma, el montaje de muebles y de equipos electrónicos será mucho más rápido y eficiente si tienes esta distribución clara. Cuando se trata de la mudanza de un lugar de trabajo, como en el caso de una oficina, la fluidez y el evitar la pérdida de tiempo es fundamental.
De las primeras cosas que debes llegar a la nueva oficina son los equipos y enseres que utilizas para proporcionar servicios a tus clientes. De esta forma, podrás seguir brindando un buen servicio aunque estés en plena mudanza.
Algo muy importante que no debes olvidar es notificar el cambio a los empleados y clientes con antelación. Para ello, es importante dar los mayores datos posibles de la nueva ubicación, así como aspectos que puedan afectar a la rutina laboral, como el cambio de horarios o los servicios de transporte público de la nueva ubicación.
A continuación, llega el momento de contratar una empresa de mudanzas que te ayude con el cambio. Si está especializada en mudanzas de oficinas, mucho mejor. De esa manera te aseguras de que todo se hace correctamente y que todas tus cosas llegarán bien al nuevo espacio de trabajo.
Lo siguiente será comenzar con el embalaje de todos los objetos de la oficina. Esto debes hacerlo de forma organizada para ahorrar tiempo. Nuestra recomendación es que, previamente, hagas un inventario de todo el material y objetos de oficina para tener un control en caso de posibles pérdidas. Por otro lado, etiqueta las cajas y clasifícalas por colores para tenerlas lo más localizadas posible, de esta forma te será más sencillo tener una correcta organización cuando todas las cajas lleguen a la nueva oficina.
No obstante, esto es una labor que puedes encomendar a los profesionales de mudanzas. En Portes y Mudanzas Costablanca proporcionamos este servicio complementario a todos nuestros clientes si lo desean, para una mayor comodidad de todos ellos.
Ya hemos hablado antes de lo importante que es deshacerse de la documentación de la forma correcta, de acuerdo a lo establecido por la ley. Pero, igual de importante es guardar aquellos documentos que sí quieres preservar y almacenarlos de forma correcta durante la mudanza, para evitar pérdidas de material confidencial que pueda comprometer la seguridad de tu empresa y la de tus clientes.
Por último, pero no menos importante, asegúrate de que los servicios básicos como internet, electricidad, agua y teléfono, estén listos en la fecha en que tienes previsto retomar la actividad laboral. De lo contrario, perderás un tiempo muy valioso.
¿Cuánto tiempo se tarda en hacer la mudanza de una oficina?
Lo normal para hacer la mudanza de una oficina es que se tarde entre 1 y 2 semanas. Sin embargo, como hemos comentado antes, a esto hay que añadir el tiempo de planificación, la organización de los enseres, el empaquetado y el desmontaje y montaje de muebles y equipos informáticos.
Este tiempo también podría variar en función de la distancia entre las oficinas. Ya que si hablamos de cambio de localidad o, incluso, internacional, estos periodos podrían prolongarse.
¿Sabías que puedes hacer el traslado de oficina en fin de semana? Esto es algo que, si lo solicitas a la empresa de mudanza, te facilitará mucho la vida. Ya que durante el fin de semana podrás montar todo lo necesario para el lunes volver a normalidad y perder el menor tiempo posible.
¿Cómo embalar de forma segura los aparatos electrónicos de la oficina?
A la hora de empaquetar y embalar los equipos informáticos y aparatos electricos de la oficina para la mudanza, lo mejor es usar papel de burbujas y envolverlos con mantas, junto con cajas de cartón o plástico para una mayor protección.
Además, los profesionales de la mudanza se encargarán de su previa desconexión y posterior conexión, una vez hayan llegado todos a la nuevo oficina.
¿Por qué contratar una empresa de mudanzas para el cambio de oficina?
Como ya hemos dicho antes, si el cambio de domicilio es una gestión importante, lo es mucho más el cambio de oficina y lugar de trabajo. Si para ello contratas a verdaderos profesionales con experiencia en mudanzas de oficinas, que cuenten con seguros que asuman cualquier rotura o desperfecto durante la mudanza, contarás con garantías de éxito y, además, podrás enfocar tu energía y tiempo en otros detalles importantes, confiando en que todo saldrá perfecto.
Las empresas de mudanzas para oficinas cuentan con equipos e infraestructuras necesarias para hacer de tu mudanza un éxito. Disponen de cajas de embalaje y medios de transporte preparados para esta función. Además, su personal está capacitado para llevar a cabo esta labor de forma ordenada y planificada. Saben cómo hacer para transportar objetos frágiles y equipos informáticos sin incidentes.
Como antes hemos mencionado, contratar una empresa de mudanzas marca una gran diferencia en materia de seguridad. Y es que, las empresas de mudanzas cuentan con seguros que cubren cualquier daño o pérdida que pueda ocurrir durante el proceso. Esto es algo que distingue a los verdaderos profesionales.
Además, un aspecto muy importante que no te conviene pasar por alto, es que la empresa de mudanzas se encargará de gestionar y solicitar los permisos necesarios al ayuntamiento (permisos de carga y descarga, permisos de ocupación de la vía…).
Por último, si la mudanza implica una larga distancia entre oficinas, contar con profesionales te facilitará mucho más todo el cambio. Por no hablar de la cantidad de estrés y tensión que ahorrarás si delegas en expertos. Básicamente, la empresa de mudanza designará de entre sus trabajadores un coordinador de la mudanza que estará en contacto con el responsable de la oficina para seguir el plan logístico de la mudanza, y de esta forma poder delegar en ellos el grueso de la mudanza.